RemindA プライバシーポリシー

リマインダ株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社が提供するAI督促支援サービス「RemindA」（以下「本サービス」といいます。）における個人情報の取扱いについて、以下のとおり定めます。

本ポリシーは、当社が本サービスの提供に関して取得し、又は取り扱う個人情報について適用されます。

本サービスにおいて取り扱う入居者、賃借人、督促対象者その他の個人（以下「対象者」といいます。）に関する個人情報は、本サービスを利用する企業（以下「利用企業」といいます。）が個人情報取扱事業者として保有するものであり、当社は、利用企業から当該個人データの取扱いの委託を受けて、これを取り扱います。

当社ウェブサイトの閲覧者、当社へのお問い合わせ者及び採用応募者等に関する個人情報の取扱いについては、別途定める当社のプライバシーポリシー（https://www.reminda.co.jp/プライバシーポリシー）が適用されます。

当社は、本サービスの提供にあたり、主として以下の情報を取り扱います。

対象者に関する情報

• 氏名
• 電話番号
• 物件名及び部屋番号
• 請求金額、支払状況、支払期限その他の債権に関する情報
• 督促履歴及び対応履歴
• 支払約束日
• SMS及び電子メールの送受信内容
• 通話音声
• 通話の文字起こしデータ
• AIが生成した応答内容、要約、分類結果及び情報抽出結果

利用企業の担当者に関する情報

• 氏名、所属、役職
• 電話番号、電子メールアドレス
• ログインID
• 通信記録、操作履歴及びシステムログ

当社は、前条の情報を、以下の目的の範囲内で取り扱います。

• 本サービスの提供、運用及び保守
• 利用企業から委託された督促に関する業務の遂行
• 本サービスの不正利用の防止及びセキュリティの確保
• 利用企業からのお問い合わせへの対応
• 法令に基づく対応
• 本サービスの品質及び精度の維持・向上（プロンプト、指示文、応答ルール、会話シナリオ、判定条件、禁止表現、督促の時期及び方法並びに業務フローの見直し及び改善を含みます。）

当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、AIその他の情報処理技術を用いて、以下の処理を行います。

• 通話音声の録音及び文字起こし
• 通話内容及びメッセージ内容の分析
• 応答文及び会話内容の生成
• 通話内容及びメッセージ内容の要約
• 支払予定日、支払意思、問い合わせ内容等の情報抽出
• 回答内容の分類及びステータスの判定
• 督促の方法、時期及び業務フローの最適化
• コンプライアンス上問題となり得る表現の確認

当社は、本サービスにおいて取り扱う個人データを、外部のAIサービス提供事業者が提供する汎用AIモデルの学習又は改善の用に供しません。 当社は、入力データ及び出力データが当該事業者のモデル学習に利用されない契約条件及び設定を前提として本サービスを運用しています。

当社は、本サービスの品質及び精度を向上させるため、当社の担当者が実際の通話内容、文字起こしデータ、督促結果及び利用企業からのフィードバック等を確認し、プロンプト、応答ルール、会話シナリオ、判定条件及び業務フロー等を見直すことがあります。これは、AIモデル自体の再学習又は追加学習を行うものではなく、当社の担当者が指示文及び運用ルールを人為的に改善するものです。

前項の作業にあたっては、閲覧権限を業務上必要な担当者に限定し、アクセス記録を保存する等の安全管理措置を講じます。

当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、以下の外部サービス提供者に個人データの取扱いを委託します。

当社は、上記の各事業者との間で、データ処理に関する契約又はサービス利用規約に基づき、当該事業者が当社の指示及び利用目的の範囲内でのみ個人データを取り扱い、独自の目的で利用しないことを確保します。

当社は、各事業者に対し、法令に基づき必要かつ適切な監督を行います。

上記の一覧に変更が生じた場合、当社は本ポリシーを改定し、公表します。

当社システムにおける個人データの主たる保存場所は、日本国内のリージョンとしています。

当社は、以下のとおり、外国にある第三者に個人データを提供します。

当社は、前項の提供について、個人情報の保護に関する法律第28条第1項及び個人情報の保護に関する法律施行規則第16条第1号に定める基準に適合する体制が確保されるよう、OpenAI OpCo, LLCとの間の契約その他の適切かつ合理的な方法により、同社が個人データについて我が国の個人情報取扱事業者が講ずべき措置に相当する措置を継続的に講ずることを確保しています。

前2項のほか、当社が日本国内の事業者に委託した業務の一部について、当該事業者において日本国外で処理が行われる場合があります。当社が把握している範囲は以下のとおりです。

前項の各社はいずれも日本国内に所在する法人であり、同項の処理は各社の責任において行われます。各社の日本国外における取扱いについては、各社が公表するプライバシーポリシー等に基づき、個人情報保護法に従った措置が講じられています。当社は、各社に対し、法令に基づき必要かつ適切な監督を行います。

本条に記載する事項に変更が生じた場合、当社は本ポリシーを改定し、公表します。

当社は、個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の安全管理のため、以下の措置を講じています。

組織的安全管理措置

• 個人情報保護に関する規程を整備し、責任者を設置しています。
• 個人データの取扱状況について、定期的に点検を実施しています。
• 情報セキュリティマネジメントシステム（ISO/IEC 27001）の認証を取得しています。

人的安全管理措置

• 従業者に対し、個人情報の取扱いに関する教育を実施しています。
• 従業者との間で秘密保持に関する取決めを行っています。

物理的安全管理措置

• 個人データを取り扱う区域における入退室管理及び機器の管理を行っています。

技術的安全管理措置

• 個人データへのアクセス権限を業務上必要な範囲に限定しています。
• 個人データを保存時及び通信時に暗号化しています。
• 利用企業ごとにデータを分離して管理しています。
• アクセス記録を取得し、保存しています。
• 外部からの不正アクセスを防止するための仕組みを導入しています。

外的環境の把握

• 当社及び当社の委託先が個人データを取り扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、安全管理措置を実施しています。

当社は、以下の期間、個人データを保存します。

利用企業との契約が終了した場合、当社は、法令又は契約により保存が義務付けられている場合を除き、契約終了後30日以内に、当社システムに保存されている当該利用企業に係る個人データを削除し、又は削除の手続きを行います。

外部サービス提供者において保存されている情報については、当社が削除の手続きを行ったうえで、各事業者の仕様に基づき削除されます。当社が把握している範囲では、当社が削除の手続きを行った後、概ね30日以内に削除されます。

前項にかかわらず、電気通信事業者において法令又は当該事業者の規程に基づき保存される通信ログ等については、当該事業者の定める期間に従い保存され、削除されます。

バックアップデータについては、当社が定めるローテーション周期の経過により順次消去されます。

当社は、利用企業の指示による場合及び以下の場合を除き、個人データを第三者に提供しません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

第5条に基づく外部サービス提供者への委託に伴う個人データの提供は、前項の第三者提供に該当しません。

当社は、利用企業の許諾を得た範囲において、個人データを特定の個人を識別することができず、かつ、当該個人を復元することができない形に加工した統計情報を作成し、本サービスの品質及び精度の向上のために利用することがあります。

当社が利用企業から委託を受けて取り扱う個人データは、利用企業が開示、訂正、利用停止等の権限を有しています。対象者ご本人からの開示等のご請求は、当該個人データを保有する利用企業にお申し出ください。

当社が対象者ご本人から直接ご請求を受けた場合、当社は、当該請求の内容を利用企業に取り次ぎ、利用企業の指示に従って対応します。

利用企業の担当者に関する個人情報について、ご本人から開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去又は第三者への提供の停止のご請求があった場合、当社は法令に従い対応します。

当社は、本サービスにおける対象者との通話について、通話の冒頭で、AIによる応対及び処理が行われる旨のご案内を行います。

利用企業においては、対象者との契約又は利用企業のプライバシーポリシー等において、個人情報のAIによる処理、通話の録音及び文字起こし、外部事業者への委託並びに外国における取扱いについて、あらかじめ必要な説明又は同意の取得を行っていただくようお願いしています。

本ポリシー及び当社の個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下の窓口までご連絡ください。

リマインダ株式会社 個人情報お問い合わせ窓口
所在地：東京都渋谷区初台1-51-1
電子メールアドレス：info@reminda.co.jp

当社は、法令の改正、本サービスの内容の変更、外部サービス提供者の変更その他の事情により、本ポリシーを改定することがあります。

改定後の本ポリシーは、当社ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。

事業者名：リマインダ株式会社
代表者：代表取締役 宮澤 秀充
所在地：東京都渋谷区初台1-51-1
個人情報保護管理責任者：宮澤 秀充

制定日：2026年6月1日